Organizzazione e gestione del progetto
 

La creazione del sistema integrato sopra richiamato, necessita di un rigoroso approccio organizzativo per garantire:

-  lo stretto  collegamento con l’Amministrazione comunale e con quella regionale dell’Assessorato competente che ha promosso l’iniziativa delle sette città regie;

-  la verifica della rispondenza fra risultati raggiunti ed obiettivi;

-  il monitoraggio dei risultati raggiunti e la valutazione di eventuali scostamenti;

-  la comunicazione all’interno del team di progetto nel suo complesso;

soluzioni adeguate a gestire situazioni di criticità operativa nel corso dello svolgimento del progetto.
 

ORGANIZZAZIONE E PROFILI PROFESSIONALI

Il soggetto cui sarà affidata la realizzazione dell’intervento (mediante appalto-concorso – vedi sezione successiva), pertanto, dovrà assicurare una corretta gestione dell’intero progetto.

A tal fine si dovrà prevedere, come condizione per l’aggiudicazione, che la guida del progetto sia affidata ad un Comitato Tecnico di Coordinamento composto da un Project Manager, da un Responsabile Interno dell’Amministrazione comunale committente (che lo presiede) ed eventualmente da uno o più esperti individuati dal Committente.

Pertanto, chi si aggiudicherà l’appalto concorso dovrà individuare un Responsabile del Progetto (Project Manager). Intorno al Project Manager dovrà essere costruita una squadra degli operatori di progetto con la individuazione per ogni azione prevista di un responsabile operativo delle attività (Task Manager); i Task manager riportano al Project Manager secondo una logica gerarchica.

il Project Manager, sarà il referente del Committente per l’intera durata del progetto; costituirà l’interfaccia tra i team di lavoro e il personale del Committente ed eventuali soggetti terzi direttamente o indirettamente coinvolti nelle attività; sarà di sua competenza il coordinamento, il controllo, il monitoraggio dell’avanzamento lavori e la segnalazione al Comitato Coordinamento Tecnico di eventuali imprevisti.

Da parte del Committente verrà identificato un Responsabile Interno, che farà da interfaccia tra il team di lavoro dell’aggiudicatario ed il personale interno, direttamente o indirettamente coinvolto durante il corso delle attività.

Data la configurazione organizzativa sopra delineata, il soggetto aggiudicatario dell’appalto concorso dovrà assicurare la partecipazione al progetto delle seguenti figure professionali:

un Project Manager; un task manager per ciascuna della azioni progettuali previste con specifiche competenze ed esperienze superiori a 5 anni; un Esperto senior (esperienza superiore a 5 anni) area storico-documentale; un Esperto senior (esperienza superiore a 5 anni) – area tecnologie informatiche, telematiche, multimediali e di realtà virtuale; un Esperto senior (esperienza superiore a 5 anni) – area organizzativa e gestionale;  un Esperto senior area marketing e comunicazione (esperienza superiore a 5 anni).

Di seguito per ogni figura professionale sono indicati ruolo e compiti.
 

Project manager: Apporta la sua esperienza di gestione di progetti complessi e multidisciplinari e la conoscenza del vissuto del settore, mutuando dal contesto specifico, le azioni ipotizzate. Queste le responsabilità specifiche: definire e curare le metodologie e gli strumenti operativi; monitorare internamente l’avanzamento del progetto coordinandosi con i responsabili delle singole aree di lavoro; garantire il coordinamento e la qualità del servizio fornito verso il committente; garantire il monitoraggio periodico (SAL).
 

Task manager: Sono responsabili dello sviluppo delle attività delle sezioni affidate. 
 

Esperto senior area storico- documentale: È responsabile dell’aderenza fra impostazione progettuale e le diverse azioni del progetto; si coordina con i diversi task manager e con il Project manager che lo può coinvolgere negli incontri con il Comitato di Coordinamento Tecnico; garantisce la coerenza scientifica del progetto.
 

Esperto senior area tecnologica, multimedialità e realtà virtuale: È responsabile delle scelte tecnologiche e della loro implementazione.
 

Esperto senior area marketing e comunicazione: E’ responsabile della corretta impostazione metodologica di tutte le attività di comunicazione e di relazioni esterne.
 

Esperto senior area organizzativa e gestionale: E’ responsabile dell’impostazione organizzativa e gestionale del Centro e delle verifiche di funzionalità e qualità dei sistemi informativi e procedurali previsti.
 

GESTIONE DEL PROGETTO

Per una puntuale gestione progettuale si propongono i seguenti aspetti chiave che dovranno essere rispettati dal soggetto aggiudicatario dell’appalto concorso:
 

1.  Piano operativo

Il progetto dovrà essere gestito tramite un Piano Operativo al fine di recepire ulteriori input del Committente e di considerare gli aspetti operativi (interfacce con la struttura organizzativa della Regione, disponibilità di dati ed analisi realizzate).

Il Piano Operativo, condiviso con il Committente, conterrà tutti gli elementi necessari al controllo di avanzamento del progetto (fasi, tempi, responsabilità, prodotti e servizi da rilasciare).

Eventuali modifiche o aggiustamenti (necessari a garantire il raggiungimento degli obiettivi a fronte di particolari esigenze od evoluzioni inattese del contesto) saranno subordinati ad approvazione del Comitato Tecnico di Coordinamento.

 
2.  Project management

Il Piano Operativo, costituisce il principale riferimento per la conduzione e la verifica dell’avanzamento del progetto.

Al fine di gestire l’attività quotidiana dovrà essere sviluppata, internamente al team di progetto, una pianificazione di dettaglio. In particolare dovrà essere definito l’impegno della risorse, il tempo che le stesse dovranno dedicare alle attività ed i contenuti specifici degli output da produrre.

La potenziale complessità del progetto potrà richiedere l’utilizzo di tecniche e strumenti tipici del Project Management (WBS – Work Breakdown Structure, diagrammi di GANTT e PERT, …), tramite cui sarà possibile pianificare prima e monitorare in seguito ogni aspetto (attività, tempi, risorse, …) del progetto.

 
3.  Elaborati e milestones

Dovranno essere pianificate con il Committente le milestones del Piano Operativo, che coincideranno con la consegna dei prodotti intermedi del lavoro svolto e con momenti topici dell’attività di progetto.

In tali occasioni i partecipanti al progetto si riuniranno fisicamente a Iglesias con il Committente per la presentazione delle evidenze emerse dalle analisi, per la discussione delle alternative individuate e per la validazione dei risultati intermedi conseguiti.

 
4.  SAL

In corrispondenza delle milestones concordate con il Committente, e comunque almeno trimestralmente, il Project Manager dovrà provvedere ad elaborare una relazione di Stato Avanzamento Lavori (SAL). Qualora necessario sarà sviluppata una revisione del Piano Operativo che verrà sottoposta all’approvazione del Committente. La relazione di Stato Avanzamento Lavori dovrà essere articolata secondo il seguente schema: Sintesi Direzionale – Breve sintesi degli elementi rilevanti; Piano Operativo in formato di Gantt – Piano dell’intervento in termini di fasi, tempi e risorse e relativo avanzamento; Elenco prodotti consegnati e risultati conseguiti; Criticità e problematiche incontrate o prevedibili; Azioni correttive e preventive da porre in atto; Pianificazione a breve delle attività per il periodo successivo; Eventuali proposte di ri-pianificazione

 
5.  Prodotti finiti di progetto

I documenti ed i modelli sviluppati saranno trasferiti al Committente in modo che possano essere usati anche successivamente come strumenti di supporto alle decisioni. Quanto prodotto dal team di progetto seguirà un processo strutturato al fine di garantire il valore, l’attendibilità, l’omogeneità é la qualità delle informazioni contenute.

Il Committente potrà disporre delle conoscenze acquisite e generate nel corso del progetto al fine di impiegarle in eventuali ulteriori sviluppi.

Al termine del progetto, ed eventualmente al termine di ogni fase o di attività rilevante il team di lavoro svolgerà una presentazione al Committente in cui verranno evidenziate le attività svolte ed i principali elementi emersi.

 
6.  Presentazione finale

Nel corso della presentazione finale il Committente dovrà essere messo in grado di disporre degli strumenti, delle tecniche e delle conoscenze acquisite e generate nel corso del progetto al fine di impiegarle e trasferirle “chiavi in mano” al soggetto cui sarà affidata la gestione operativa del Centro a regime.

Il documento conclusivo conterrà: Sintesi Direzionale – Raffronto tra preventivo e consuntivo in termini di rispetto dei tempi ed impiego di risorse; Obiettivi conseguiti, deliverables e risultati raggiunti; Criticità e problematiche incontrate; Valutazione generale del progetto; Valutazione generale circa l’efficacia delle soluzioni proposte rispetto alla autosostenibilità e le modalità di rilascio del sistema progettato e implementato; Manuale operativo per la gestione.

 
7.  Rendicontazione e Relazione Finale

Il Project Manager sarà il responsabile della rendicontazione dell’intervento in termini di risultati conseguiti, rispetto dei piani e risorse spese e della stesura della Relazione Finale.
 

SOSTENIBILITÀ AMMINISTRATIVA

Per l’attuazione del progetto sotto il profilo amministrativo, si prevede di distinguere la stessa in due fasi:

Fase 1 - riguardante la sola azione A - ricerca, inventariazione, catalogazione e selezione, a fini divulgativi, delle basi di dati riguardanti l’intera realtà territoriale del Comune di Iglesias nelle sue diverse componenti culturali, mediante trattativa privata della pianificazione e della attuazione degli interventi previsti;
 

Fase 2 – riguardante le azioni B, C, D ed E:

-        Azione B - Acquisizione e archiviazione dei dati in formato digitale

-        Azione C - Progettazione e realizzazione dei diversi servizi per la promozione:

-          Realizzazione della mostra “Ambiente e cultura ad Iglesias “Città Regia”

-          Realizzazione del portale “Iglesias Città Regia”  e del sito web per la gestione in rete del Centro di Documentazione

-          Realizzazione di prodotti editoriali a stampa

-          Realizzazione di prodotti editoriali su supporto informatico

-          Realizzazione di cartellonistica segnaletica e informativa

-        Azione D - Fornitura ed installazione di hardware e software

         Azione E – Sperimentazione degli assetti organizzativi e procedurali.

 
Con riferimento alla fase 1 si prevede un affidamento di incarico professionale con aggiudicazione ai sensi delle vigenti procedure amministrative per prestazioni di servizi professionali il cui valore di stima, al netto dell’IVA, come nel caso in esame, risulti inferiore ad un controvalore in euro di 200.000 DPS.
 

Con riferimento alla fase 2 si prevede di procedere all’aggiudicazione dei servizi richiesti mediante appalto-concorso ai sensi del Decreto Legislativo 17 marzo 1995 n. 157.
 

L’aggiudicazione dovrà essere effettuata con le modalità di cui all’art. 23 comma 1 lett. b) del Decreto Legislativo 17 marzo 1995 n. 157, sulla base dei seguenti elementi di valutazione: ammontare dell’offerta economica; concezione del sistema integrato e rispondenza dello stesso alle esigenze di promozione, sensibilizzazione, formazione, informazione e divulgazione nell’ambito delle finalità del progetto delle sette città regie; strategia dei mezzi e qualificazione del personale; tempi di realizzazione.

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